Die Thoxan-Unternehmensgruppe sucht am Standort Hille zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Agentur Thoxan GmbH ist seit über zehn Jahren auf die Neukunden-Gewinnung im Internet für B2B-Unternehmen spezialisiert. Zahlreiche mittelständische Unternehmen profitieren messbar von mehr Aufträgen und Geschäft über die Neuen Medien. Darüber hinaus ist die Agentur an Online-Shops, Internetportalen und weiteren Unternehmen wie der Thoxan E-Commerce GmbH, der WITTKIND Möbel UG (haftungsbeschränkt) und der Thoxan Innovations GmbH beteiligt, bei denen die erfolgreichen Online-Marketing-Strategien ebenfalls zur Anwendung kommen. Das Agenturteam arbeitet am zweiten Standort in Herford, Geschäftsführung und Verwaltung befinden sich am Hauptsitz in Hille, wo auch regelmäßig Workshops und Schulungen durchgeführt werden.

Ihre Aufgaben

Die vertrauens- und verantwortungsvolle Position ist eine zentrale Stabsstelle in der Thoxan-Unternehmensgruppe und sorgt für die Entlastung des Geschäftsführers bei allen organisatorischen und unternehmerischen Aufgaben. Die Funktion bietet die Möglichkeit, einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Weiterentwicklung der verschiedenen Unternehmen und Geschäftsmodelle zu leisten.

  • Organisation aller anfallenden Büroarbeiten inkl. deren Delegation und Abstimmung mit externen Dienstleistern
  • Vorsortieren des digitalen und analogen Posteingangs
  • Korrespondenz nach Diktat oder nach Absprache eigenständig
  • Termin- und Reiseplanung sowie Organisation von Workshops und Kundenterminen
  • Dokumentation von Gesprächen, Herausarbeiten von Aufgaben und Koordination von deren Erledigung
  • Informationsbeschaffung und Recherche, Aufbereitung von Zahlen, Daten, Fakten sowie Erstellen von Entscheidungsvorlagen
  • Regelmäßiger Austausch mit der Geschäftsführung, den Mitarbeitern und Geschäftspartnern; Einbringen eigener Ideen
  • Aktives Einholen von Feedback und Briefings, die zur Erledigung von Aufgaben notwendig sind
  • Recruiting-Unterstützung durch Ausformulieren von Stellenbeschreibungen, Veröffentlichung von Stellenausschreibungen sowie Bewerber-Management
  • Interne EU-DSGVO-Organisation und Dokumentation; Organisation der notwendigen Maßnahmen
  • Prozesse im Backoffice schaffen (Routinen, Checklisten,…)
  • Ggf. aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen in den Unternehmen
Portrait Thomas Kilian

Der studierte Germanist und Buchautor (»Der Igel-Faktor«) beschäftigt sich seit über zwanzig Jahren mit Online-Marketing, hat mehrere Unternehmen aufgebaut und berät Firmen bundesweit in Sachen Neukunden-Gewinnung im Internet.

Verschaffen Sie sich einen ersten persönlichen Eindruck im Thoxan Backstage-Podcast ...

Thomas Kilian

Ihr Profil

  • Hohes Interesse an den Tätigkeiten einer (Online-) Marketing-Agentur und dem Themengebiet Online-Marketing / E-Commerce / Neue Medien
  • Technisch äußerst versiert im Umgang mit PC/Mac im Bereich der Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) sowie mit der Recherche im Internet
  • Schnelle Auffassungsgabe, persönliches Engagement und flexible Denke, auch über den Tellerrand hinaus
  • Sehr strukturierte und systematische Herangehensweise, analytisches Denken, vor allem auch selbst sehr gut organisiert
  • Empathievermögen und hohe Sozialkompetenz im Spannungsfeld zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern / Dienstleistern
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
  • Reisebereitschaft und Einsatz auch zu für Bürotätigkeiten unüblichen Arbeitszeiten
  • Absolute Diskretion und Verschwiegenheit

Von Vorteil

  • Mehrjährige Berufserfahrungen im Agenturumfeld oder in einer digitalen Dienstleistungsbranche, daher bereits mit den Prozessen in diesem Bereich vertraut
  • Behält auch in stressigen Situationen den Überblick und einen kühlen Kopf

Unser Angebot

  • Unbefristete Anstellung mit attraktiver Vergütung
  • Arbeitsplatz ist der Hauptsitz der Unternehmensgruppe in Hille-Rothenuffeln, dazu kommen Meetings am Bürostandort in Herford sowie bei Kunden und Geschäftspartnern (gelegentliche Reisebereitschaft wird vorausgesetzt)
  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum sporadischen Home-Office
  • Möglichkeiten zur Weiterbildung und Qualifikation, sowohl Inhouse als auch bei Seminaren und Konferenzen
  • Moderner Mac-Arbeitsplatz
  • Kostenfreie Getränke im Büro: Kaffee, Tee, Wasser und Softdrinks
  • Unterstützung bei der betriebliche Altersvorsorge
  • Zusammenarbeit in einem netten, motivierten und gut funktionierenden Umfeld von Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden
Jetzt bewerben

Bitte hören Sie sich alle Folgen des Thoxan Backstage-Podcasts an, der Ihnen einen besseren Eindruck von der ausgeschriebenen Stelle vermittelt. Sie lernen dadurch den Geschäftsführer Thomas Kilian und seine Denke kennen, außerdem können Sie sich durch die Interviews mit einzelnen Kollegen ein Bild vom Miteinander bei Thoxan machen.

Wir verzichten (im ersten Schritt) bewusst auf Standard-Bewerbungen, sondern wünschen uns von Ihnen:

  • Eine kurze Videodatei sowie ein formloses Anschreiben, in dem Ihre Motivation für die Bewerbung auf die Assistenzstelle klar zu erkennen ist. Bitte beschreiben Sie, wieso die Aufgabe für Sie die Richtige ist und wie Sie uns helfen können, weiter zu wachsen!
  • Ihre Gehaltsvorstellungen und mögliches Eintrittsdatum

Bitte senden Sie den Link zu Ihrem Bewerbungsvideo (hochladen bei Google Drive, Dropbox, wetransfer.com o.ä.) sowie die weiteren Infos per E-Mail direkt an Geschäftsführer Thomas Kilian (tk@thoxan.com).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und auch darauf, Sie persönlich kennenzulernen!

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